Text copied to clipboard!
Pealkiri
Text copied to clipboard!Üksuse sekretär
Kirjeldus
Text copied to clipboard!
Otsime üksuse sekretäri, kes toetaks meie meeskonda igapäevastes haldus- ja korraldusülesannetes. See roll on oluline meie organisatsiooni sujuva toimimise tagamisel ning nõuab suurepärast organiseerimisvõimet, suhtlemisoskust ja diskreetsust. Üksuse sekretär töötab tihedas koostöös üksuse juhtkonna ja teiste töötajatega, et tagada dokumentide haldamine, koosolekute korraldamine ja üldine administratiivne tugi.
Üksuse sekretäri peamisteks ülesanneteks on dokumentide koostamine ja arhiveerimine, kalendrite haldamine, koosolekute ja ürituste korraldamine, kirjavahetuse koordineerimine ning külaliste vastuvõtt. Samuti võib töö hõlmata aruannete koostamist, andmete sisestamist ja kontoritarvete tellimist. Töö eeldab head arvutikasutusoskust, eriti MS Office'i programmide tundmist, ning võimet töötada iseseisvalt ja täpselt.
Sobiv kandidaat on kohusetundlik, diskreetne ja hea suhtlemisoskusega. Ta suudab töötada mitme ülesandega korraga ning säilitada rahu ka pingelistes olukordades. Varasem kogemus sekretäri või administratiivtöötajana on eeliseks, kuid mitte tingimata nõutav, kui kandidaadil on tugev õppimisvõime ja soov areneda.
Meie organisatsioon pakub toetavat töökeskkonda, võimalust osaleda sisekoolitustel ning panustada olulisel määral üksuse igapäevasesse toimimisse. Kui oled organiseeritud, täpne ja naudid meeskonnatööd, siis ootame sind kandideerima üksuse sekretäri ametikohale.
Kohustused
Text copied to clipboard!- Dokumentide koostamine ja arhiveerimine
- Koosolekute ja ürituste korraldamine
- Kalendrite ja ajakavade haldamine
- Kirjavahetuse koordineerimine
- Külaliste vastuvõtt ja suunamine
- Aruannete ja protokollide koostamine
- Andmete sisestamine ja haldamine
- Kontoritarvete tellimine ja varude jälgimine
- Telefonikõnede ja e-kirjade haldamine
- Toetus üksuse juhtkonnale igapäevastes ülesannetes
Nõuded
Text copied to clipboard!- Varasem kogemus sekretäri või administratiivtöötajana (soovitav)
- Hea arvutikasutusoskus (MS Office, e-post, kalendrid)
- Suurepärane organiseerimisvõime
- Hea suuline ja kirjalik väljendusoskus eesti keeles
- Diskreetsus ja konfidentsiaalsuse hoidmine
- Võime töötada iseseisvalt ja meeskonnas
- Täpsus ja tähelepanelikkus detailide suhtes
- Hea ajaplaneerimisoskus
- Valmidus õppida ja areneda
- Sõbralik ja professionaalne suhtumine
Võimalikud intervjuu küsimused
Text copied to clipboard!- Milline on teie varasem kogemus sekretäritöös?
- Kuidas tagate tööülesannete täpsuse ja korrektsuse?
- Milliseid kontoritarkvarasid olete kasutanud?
- Kuidas käitute pingelistes olukordades?
- Kuidas korraldate oma tööpäeva prioriteedid?
- Kas olete töötanud meeskonnas? Kirjeldage oma rolli.
- Kuidas suhtlete erinevate osapooltega (kolleegid, külalised, juhid)?
- Kas olete valmis õppima uusi süsteeme ja protsesse?
- Kuidas käsitlete konfidentsiaalset teavet?
- Millised on teie tugevused sekretäritöös?
